Papierpersonalakten werden über die Zeit immer dicker, immer schwerer und auch nicht weniger an der Zahl. Sie brauchen viel Platz, sind umständlich im Handling und können HR-Prozesse verzögern, zumal sie nicht zeitgleich für mehrere Personen verfügbar sind. Obendrein erschweren sie den Schutz personenbezogener Daten. Dies sind häufige Gründe, warum Firmen ihre Personalakten digitalisieren - mit mehr oder weniger großem Erfolg. Denn bloßes Einscannen reicht nicht aus und auch Insellösungen bringen nicht viel.
Was also muss die Digitale Personalakte (DiPA) können, um tatsächlich Mehrwert zu schaffen? Sie muss bestehende Personalprozesse optimal unterstützen, höchste Datensicherheit bieten und sich revisionssicher archivieren lassen, möglichst ohne Unterbrüche bei den relevanten Schnittstellen. Die Dr. Pfleger Arzneimittel GmbH hat eine Digitale Personalakte eingeführt, die all das kann: die Fujitsu DiPA.
Vorkonfiguriert geliefert, schnell integriert, ruckzuck startklar
Fujitsu DiPA ist vor allem eines: anpassungs- und integrationsfähig. So konnte Fujitsu für Dr. Pfleger nicht nur schnell eine Lösung mit wunschgemäßer, firmenweit konsistenter Aktenstruktur bereitstellen. Auch die nahtlose Integration mit SAP HCM und dem vorhandenen Archivsystem lief reibungslos. "Die SAP-Kompetenz von Fujitsu ist hervorragend, sodass wir das Projekt innerhalb sehr kurzer Zeit umsetzen konnten", betont Sabine Hack, Specialist Compensation & Benefits bei Dr. Pfleger.
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Alleine beim Scannen der 600 Akten schon 22.500 Euro gespart
Die neue Lösung hat sich von Anfang an als die richtige Wahl erwiesen. Dank des Fujitsu Scan-Clients konnte Dr. Pfleger schon beim Digitalisieren seiner 600 Papierakten 22.500 Euro einsparen. Anhaltende Kosten-, aber auch Zeitvorteile ergeben sich durch den Wegfall der Aktenlager nebst Registratur und die jetzt viel effizienteren Personalprozesse.
"Darüber hinaus", so Hack, "profitieren wir nun von mehr Transparenz sowie optimiertem Datenschutz und können gesetzliche Auflagen besser einhalten und dokumentieren." Das ist nicht zuletzt der Thumbnail-Vorschau geschuldet, die Akteninhalte schnell überblickbar macht; aber auch dem rollenbasierten Rechtekonzept, das die Personaldaten vor unberechtigtem Zugriff schützt.
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